Експерт

консалтинговий центр

УКРАЇНА
м. Тернопіль
вул. Замкова 14, оф. 235
тел./факс (0352) 43-37-71
моб. (067) 370-64-52
Пошук по сайту - введіть текст в поле
та натисніть клавішу Enter на клавіатурі

Засвідчення офіційних документів шляхом проставлення штампа «апостиль»

Процедура легалізації є досить складною та вимагає значних витрат. Однак, вона недосконала – документ,Засвідчення документів штампом Апостиль який пройшов таку багатоступінчасту та трудомістку процедуру, виявляється дійсним тільки для держави, консульська служба якої його легалізувала.

З метою спрощення процесу визнання іноземних документів в 1961 р. у Гаазі (Нідерланди) було підписано Конвенцію (Гаазька Конвенція), що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.
Документи, призначені для надання офіційним органам інших держав (учасниць Гаазької конвенції), засвідчують в особливому, спрощеному порядку: уповноважені органи України проставляють спеціальний штамп (апостиль), що не вимагає подальшого засвідчення або легалізації та визнається офіційними установами всіх держав – учасниць Конвенції.

Апостиль – це стандартизований сертифікат або штамп (“Apostille”), що проставляється на документах або такий, що оформляється у вигляді додатку до документів. Документи, засвідчені таким чином, не потребують будь-якої додаткової легалізації, їх зобов’язані визнавати на будь-якому державному рівні в державах-учасницях Гаазької Конвенції, що скасовують вимоги легалізації іноземних офіційних документів. У даний час цю конвенцію підписали більше 80 держав, серед яких США, майже всі країни ЄС, а також Японія, Австралія, ПАР, Росія, Україна (приєдналася до Гаазької конвенції 23 грудня 2003 року).

Згідно ст. 6 Гаазької конвенції кожна договірна держава призначає органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля. Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року №61 повноваження на проставлення апостиля надано:

Міністерству освіти та науки України – на офіційних документах виданих навчальними закладами України, державними органами, підприємствами та організаціями, які належать до сфери освіти та науки;
До таких документів належать дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених ступенів, атестати, навчальні плани, довідки з навчальних закладів і т. ін.

Міністерству Юстиції України – на документи, які видаються органами Юстиції та судами, а також на документи, які оформляються нотаріусами України. Це свідоцтва та довідки, видані органами РАГСу, документи, видані або засвідчені нотаріусами України, судові рішення та довідки.

Міністерству закордонних справ України – на всі інші види документів. А саме: довідка про відсутність судимості, довідка про місце реєстрації, медичні довідки і т. д.

Апостиль не проставляється:

  • на оригінали, копії та фотокопії паспортних документів;
  • на профспілкові квитки;
  • на військові квитки;
  • на трудові книжки;
  • на дозволи на носіння зброї;
  • на свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів (техпаспорти);
  • на посвідчення особи
  • на права водія;
  • на характеристики;
  • на нормативно-правові акти, роз’яснення та правові підстави для їх використання;
  • на документи про приналежність до класів або віросповідань;
  • на документи, що мають характер переписки.

Апостиль також не може бути проставлений:

  • на документах, виданих закордонними дипломатичними організаціями;
  • на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Оригінали офіційних документів, виданих організаціями колишніх Республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення на них апостиля. Але апостиль можна проставити на копіях таких документів, засвідчених у встановленому порядку на території України (нотаріально).

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

  • документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;
  • текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
  • документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку;
  • у документі є незастережені виправлення або дописки;
  • до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
  • компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Зразок штампу Апостиль:

Зразок штампу Апостиль

Засвідчення офіційних документів в порядку консульської легалізаціі

Департамент  консульськоiї  служби МЗС  України,у вiдповiдностi   до  положення   Віденської конвенції проЛегалізація документівконсульські зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого указом президента України № 127/94, інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої Наказом МЗС України № 113 від 04,06,2002 року здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України і призначених для використання за кордорном.

Департамент консульської служби легалiзує  наступнi   документи:

  • оригiнали офiцiйних документiв  нового українського зразка, виданi органами    реєстрації актів громадянського стану, засвідчені обласним  управлiнням юстиції тієї областi, де  вони виданi (для Криму – управлiнням  юстиції АР   Крим);
  • оригінали документів про освіту міжнародного зразка;
  • документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.

Пiсля  легалiзацiї в Департаментi консульської служби офiцiйнi документи   повиннi  бути засвiдченi в дипломатичному   представництвi  тієї країни, де  вони  будуть використовуватись.

Департамент консульської служби не легалiзує документи, складенi на територiї iноземних держав. Такі документи повиннi бути легалiзованi в консульськiй установі України в державі походження документів. У разі відсутності в країні походження документів консульської установи, іноземні документи можуть бути легалізовані Департаментом консульської служби МЗС України. За усови їх засвідчення в МЗС країни походження документів та в консульській установі цієї країни, що представляє її інтереси в Україні.

Список країн, що вимагають консульську легалізацію документів:

  • Йорданія,
  • Канада,
  • Кувейт,
  • Ліван,
  • Лівія,
  • ОАЕ,
  • Сирія,
  • Китай (Пекін)